Вопрос «нужна ли трудовая книжка?» возникает в контексте изменения подходов к кадровому учету и цифровизации в организациях. Трудовая книжка — это один из ключевых документов в сфере трудовых отношений, который свидетельствует о трудовой деятельности сотрудника, его профессиональных достижениях и опыте. Важно понимать, что трудовая книжка является не только формальным подтверждением фактов работы, но и важным инструментом кадрового учета и обеспечения прав работников.
Трудовая книжка: назначение и виды
Трудовая книжка — это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность, карьерный рост и стаж работника. Она служит нескольким ключевым целям:
• подтверждает стаж для назначения пенсии, расчёта больничных и отпусков;
• является основанием для приёма на работу и подтверждения опыта;
• защищает трудовые права работника (доказательство трудовых отношений, квалификации);
• нужна для оформления государственных льгот.
Согласно законодательству, трудовая книжка является обязательным атрибутом для всех работников, кроме случаев, когда трудовой договор не требует ее наличия (например, для работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам).
На сегодняшний день существует несколько видов трудовых книжек: бумажные и электронные. Традиционная бумажная трудовая книжка имеет серию и номер, заполняется от руки. Электронная книжка (ЭТК) юридически равнозначна бумажной. Она ведётся в информационной системе СФР и доступна на портале «Госуслуги». Допускается также параллельное ведение бумажной и электронной версий по желанию работника.
Трудовые книжки в организации: правила ведения
С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда № 320н, регламентирующий порядок работы с трудовыми книжками. Ключевые правила для работодателей:
• вести трудовые книжки обязаны все работодатели (кроме физических лиц без статуса ИП) для сотрудников, проработавших более 5 дней (ст. 66 ТК РФ);
• организации должны иметь запас чистых бланков и вкладышей (п. 41, 44 Порядка № 320н);
• учёт бланков и движения книжек ведётся в журналах, утверждённых работодателем;
• скреплять журналы сургучной печатью и пломбировать больше не обязательно.
При первом трудоустройстве с 2021 года оформляют только ЭТК. Работники, перешедшие на ЭТК до 2021 года, при трудоустройстве предоставляют СТД (сведения о трудовой деятельности). Дистанционные работники могут не иметь трудовой книжки: факт занятости подтверждается трудовым договором.
В трудовую книжку вносятся следующие записи:
• сведения о работнике (ФИО, образование);
• информация о приёме на работу (номер приказа, должность);
• данные о переводах на другую постоянную работу;
• сведения об увольнении (основание прекращения трудового договора);
• информация о награждениях за успехи в работе.
А вот сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника на основании подтверждающего документа. При заполнении бумажного документа необходимо следить, чтобы записи вносились без сокращений и использовались световодостойкие чернила чёрного, синего или фиолетового цвета.
Примеры типичных записей:
• приём на работу (с указанием полного и сокращённого наименования организации);
• перевод на другую должность (с дублированием отдела, если он изменился);
• присвоение квалификации (разряда, класса, категории);
• увольнение (с указанием части статьи ТК РФ).
Записи заверяются подписью работодателя или его представителя.
Бумажная трудовая книжка состоит из титульного листа (содержит персональные данные работника), раздела о работе (до 14 разворотов для сведений о трудовой деятельности), раздела о награждениях (7 разворотов).
Особенности заполнения:
• графу «Профессия, специальность» заполняют только по диплому о высшем или среднем профессиональном образовании (п. 28 Порядка № 320н);
• записи о военной службе больше не вносят (п. 14 Порядка № 320н);
• сведения о прежнем стаже вносят до записи о приёме на работу (п. 28 Порядка № 320н);
• при изменении ФИО вносят новую запись, а не исправляют титульный лист.
Работодатель и трудовая книжка: обязанности и ответственность
Обязанности работодателя:
- 1. Оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве (для бумажных версий).
- 2. Вносить записи о кадровых изменениях в установленные сроки.
- 3. Хранить трудовые книжки в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.
- 4. Выдать трудовую книжку сотруднику в последний день работы при увольнении.
- 5. Передать трудовую книжку при переходе работника на ЭТК в течение 3 рабочих дней.
Выдача трудовой книжки при увольнении предусмотрена в последний день работы, для оформления пенсии — по заявлению работника, при переходе на ЭТК — в течение 3 рабочих дней.
Работодатель должен правильно организовать хранение трудовых книжек и ограничить к ним доступ. Учет трудовых книжек ведется в специальных журналах. Форму журнала работодатель разрабатывает самостоятельно.
За нарушения в ведении или хранении трудовых книжек предусмотрена ответственность в виде штрафов, размер которых установлен нормами Кодекса об административных правонарушениях.
Нужна ли запись в трудовой книжке: исключения и особенности
Законодательство предусматривает случаи, когда трудовая книжка при трудоустройстве не требуется:
• если работодатель — физическое лицо без статуса ИП (ст. 66 ТК РФ);
• работа длится менее 6 дней (ст. 66 ТК РФ);
• трудоустройство по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
• дистанционный трудовой договор (ст. 312.2 ТК РФ);
• договор гражданско-правового характера (ГПХ) (ст. 11 ТК РФ);
• утрата или порча трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ).
В этих случаях факт трудоустройства подтверждается другими документами, но это не освобождает работодателя от других обязательств по Трудовому кодексу.
Трудовая книжка остаётся ключевым документом в кадровом делопроизводстве, несмотря на развитие электронных технологий. Грамотная работа с трудовыми книжками — залог соблюдения трудового законодательства и защиты прав как работодателя, так и сотрудника. Следите за актуальными изменениями в законодательстве и соблюдайте установленные правила ведения и хранения трудовых книжек.
Связанные записи
