Приказы кадрового делопроизводства

Эффективное кадровое делопроизводство невозможно без учета кадровых приказов. Эти документы фиксируют все кадровые изменения в компании: приём на работу, переводы, отпуска, увольнения и другие события. Грамотная работа с приказами не только обеспечивает соблюдение трудового законодательства, но и минимизирует риски юридических ошибок. В этой статье разберемся с особенностями организации работы с кадровыми приказами.

Что такое приказы по кадровой работе и зачем они нужны

Приказы по кадровой работе — это распорядительные документы, которые издаёт руководитель предприятия. Они регулируют правовые отношения между работодателем и работником. С помощью приказов оформляют:

• • приём на работу;
• • отпуска;
• • увольнения;
• • поощрения и взыскания;
• • переводы на другую работу;
• • командировки и другие кадровые события.

Приказы кадрового учета имеют большое значение для деятельности организации. Роль этих документов определяется их юридической силой: приказы подтверждают решения руководства и обязательны для исполнения. Приказы документы служат основой для ведения кадрового учёта, формирования личных дел сотрудников. Они незаменимы при организации взаимодействия с бухгалтерией: на основании приказов бухгалтерия начисляет зарплату, отпускные, оформляет удержания и другие финансовые операции. Недаром приказы имеют архивную ценность: они входят в состав документов, которые хранятся в архиве компании в течение установленных сроков.

Формы кадровых приказов

Различают унифицированные и произвольные формы приказов по персоналу. Для любой организации существует два подхода к оформлению кадровых приказов.

Во-первых, это использование унифицированных форм (утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004). Например:

• приказ о приёме на работу — форма Т-1 (для одного сотрудника) и Т-1а (для нескольких);
• о переводе на другую работу — форма Т-5 и Т-5а;
• о предоставлении отпуска — форма Т-6 и Т-6а;
• об увольнении — форма Т-8 и Т-8а;
• о направлении в командировку — форма Т-9 и Т-9а;
• о поощрении — форма Т-11 и Т-11а.

Во-вторых, работодатель вправе создавать бланки приказов самостоятельно, при условии включения всех обязательных реквизитов.

Преимуществами унифицированных форм являются соответствие нормативным актам, стандартизация документооборота, упрощение взаимодействия с контролирующими органами. Именно поэтому такие документы часто выбирают крупные компании или учреждения. У произвольной формы приказов тоже есть свои плюсы. Как гибкий инструмент, они лучше отражают специфику той или иной компании. Кадровый работник может при разработке приказа может добавить дополнительные поля для внутренних нужд.

Ведение кадровых приказов: порядок оформления

Шаг 1. Подготовка проекта приказа. Инициатор (руководитель подразделения или кадровик) готовит проект приказа. Документ согласовывается с заинтересованными сторонами (например, с бухгалтерией, юридическим отделом). Проект приказа передаётся на подписание руководителю.

Шаг 2. Подписание и утверждение. Руководитель организации подписывает приказ в первую очередь. Его подпись придаёт документу юридическую силу. После подписания руководителем приказ доводится до сведения ответственных лиц и сотрудника, в отношении которого он издан.

Шаг 3. Регистрация и учёт. Каждый приказ регистрируется в журнале учёта кадровых приказов. Унифицированной формы журнала нет, она разрабатывается работодателем. Рекомендуется нумеровать приказы по категориям (например, 1/к — основные кадровые приказы, 1/о — приказы на отпуск). Данные о приказе вносятся в электронную или бумажную базу данных.

Сейчас во многих отделах кадров используются программные средства (1С:ЗУП, Битрикс24 и др.) для автоматизации учёта кадровых приказов. Это сокращает время на рутинные операции и снижает риск возникновения ошибок.

Оформление кадровых приказов

Обязательные реквизиты кадровых приказов:

• • государственный герб РФ (или герб субъекта РФ) — для органов власти и подчинённых организаций;
• • эмблема организации (если предусмотрена уставом);
• • полное и сокращённое наименование организации;
• • дата и номер приказа;
• • текст распоряжения (суть приказа);
• • подписи ответственных лиц (руководитель, кадровик, бухгалтер);
• • отметки о ознакомлении сотрудника.

Требования к оформлению приказов и прочих регламентирующих документов перечислены в ГОСТ Р 7.0.97–2025. Так например, заголовок приказа выравнивается по центру, обращение и заключительная фраза отделяются межстрочным интервалом, используются чёткие шрифты и достаточный размер текста.

Типичными ошибками при оформлении бывают отсутствие обязательных реквизитов, несоблюдение нумерации, неправильное хранение копий приказов, невнесение приказов в журнал учёта.

Хранение кадровых приказов

Сроки хранения приказов по кадрам (утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019):

• • 50 лет — приказы о приёме, переводе, увольнении, совместительстве, оплате труда, отпуске без сохранения зарплаты (если делопроизводство завершено после 01.01.2023);
• • 75 лет — аналогичные приказы, если делопроизводство завершено до 01.01.2003;
• • 3–5 лет — некоторые приказы (например, о дисциплинарных взысканиях).

Каждая организация должна соблюдать правила хранения приказов. Порядок хранения прописывается в Уставе коммерческих организаций. Приказы хранятся в запирающихся шкафах. В бюджетных и муниципальных организациях оборудуются специальные помещения (сейфы, шкафы) согласно Правилам Росархива № 77 от 31.07.2023

Чтобы не допустить ошибок при организации хранения приказов по персоналу следуйте простым практическим рекомендациям:

• • храните приказы в хронологическом порядке;
• • используйте архивные короба или электронные системы документооборота;
• • регулярно проводите ревизию архивных документов.

Взаимодействие служб предприятия на основе кадровых приказов

Своевременная передача приказов в бухгалтерию — критически важный этап кадрового делопроизводства. Порядок взаимодействия:

1. 1.Кадровая служба оформляет и регистрирует приказ.
2. 2.В день подписания приказ передаётся в бухгалтерию (лично, через электронную систему документооборота).
3. 3.Бухгалтерия на основании приказа: начисляет зарплату, отпускные, пособия; удерживает налоги и взносы; вносит записи в лицевые счета сотрудников.

Приказ о приёме передаётся сразу после подписания, чтобы бухгалтерия могла начать начисление зарплаты. Приказ о переводе используется бухгалтерией для корректировки оклада, надбавок, льгот. Приказ об увольнении передаётся для вычисления окончательного расчёта, выдачи справок.

Работа с кадровыми приказами — это не просто формальность, а важнейший элемент управления персоналом. Соблюдение норм оформления, учёт, хранение и передача приказов в бухгалтерию позволяют избежать штрафов со стороны надзорных органов, обеспечить права сотрудников, а также оптимизировать внутренние процессы компании.

Регулярно обновляйте знания о нормативных актах, используйте современные инструменты автоматизации и следите за сроками хранения документов. Это залог эффективного кадрового делопроизводства.