В эпоху цифровизации привычные кадровые процессы трансформируются. Одним из ключевых изменений стало появление трудовой книжки онлайн — электронного документа, который фиксирует трудовую деятельность работника. Электронная трудовая книжка (ЭТК) заменяет бумажную версию, упрощая ведение кадровой документации и обеспечивая быстрый доступ к данным. Давайте разберёмся, как работает ЭТК и какие преимущества она даёт.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности работника хранятся в базе данных Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступны как работодателю, так и самому сотруднику.
Переход на ЭТК обусловлен несколькими причинами:
• сокращение бюрократии: меньше бумажной работы для кадровиков;
• ускорение процессов: данные обновляются в режиме реального времени;
• защита от потери: невозможно потерять или испортить документ;
• удобство для работника: можно в любой момент проверить свои данные.
Согласно ТК РФ, электронная трудовая книжка стала обязательной для новых сотрудников, трудоустроенных с 2020 года. Для тех, кто уже работал ранее, переход на ЭТК добровольный.
Как получить электронную трудовую книжку
Чтобы начать использовать ЭТК, не нужно предпринимать особых действий — она формируется автоматически при первом трудоустройстве после 2020 года. Если работник уже имел опыт работы до этого периода, он может перейти на ЭТК, подав заявление работодателю.
Процесс перехода на электронную трудовую книжку в общем виде выглядит так:
- 1. Работник пишет заявление о переходе на ЭТК.
- 2. Работодатель передаёт сведения в ПФР.
- 3. Данные заносятся в базу, и бумажная трудовая книжка утрачивает силу (остаётся на руках у работника как памятный документ).
Работник вправе в любой момент отказаться от перехода на ЭТК и сохранить бумажную версию.
Ведение электронной трудовой книжки
Работодатель несёт ответственность за корректность сведений, внесённых в ЭТК. При каждом кадровом событии (приём на работу, перевод, увольнение) работодатель обязан оформить соответствующие документы, передать сведения в ПФР в установленный срок (обычно в течение 10 дней) и проверить корректность внесённых данных.
Особенностью ведения ЭТК является то, что все изменения фиксируются в режиме онлайн. Нельзя забывать, что ошибки и неточности могут привести к штрафам. Работодатель не имеет права вносить изменения в ЭТК без подтверждающих документов.
Для работы с ЭТК кадровик должен владеть навыками работы с электронными системами кадрового учёта и понимать порядок передачи данных в ПФР.
Как посмотреть электронную трудовую книжку
Сотрудник может ознакомиться с содержанием своей ЭТК несколькими способами:
• через портал Госуслуг — самый удобный и быстрый способ;
• в личном кабинете на сайте ПФР;
• обратившись к работодателю с запросом о предоставлении сведений;
• в МФЦ — при личном посещении с паспортом.
При просмотре ЭТК работник видит все места работы и периоды трудоустройства, должности и квалификации, причины увольнения. Также здесь содержатся дополнительные сведения (например, о курсах повышения квалификации, награждениях и поощрениях).
Иногда возникает необходимость получить выписку из электронной трудовой книжки. Выписка из ЭТК — это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Она может понадобиться при оформлении кредита, поступлении на новую работу или в других ситуациях.
Выписку можно получить различными способами:
- На портале Госуслуг выписка формируется мгновенно в электронном виде.
- В МФЦ можно получить бумажную версию с печатью.
- У работодателя по письменному заявлению работника (срок выдачи — 3 рабочих дня).
- На сайте ПФР выписка доступна в личном кабинете.
Выписка из ЭТК имеет юридическую силу и приравнивается к бумажной трудовой книжке.
Если у вас возникли вопросы о своей ЭТК, обратитесь к следующим источникам:
• портал Госуслуг — для проверки данных и получения выписок;
• сайт ПФР — для уточнения сведений и подачи заявлений;
• работодатель — для решения вопросов, связанных с внесением изменений;
• МФЦ — для получения бумажных копий и консультаций.
Также можно обратиться в службу поддержки электронных сервисов или изучить нормативные акты, регулирующие порядок ведения ЭТК.
Переходить ли на электронную трудовую книжку: плюсы и минусы
Переход на ЭТК имеет свои преимущества и недостатки.
Очевидными плюсами перехода на ЭТК являются:
• экономия времени на оформлении документов;
• снижение риска потери или порчи трудовой книжки;
• быстрый доступ к сведениям о трудовой деятельности;
• возможность онлайн-проверки данных.
Но нельзя забывать и некоторых минусах, среди которых стоит назвать зависимость от электронных систем и интернета и необходимость адаптации кадровых служб к новым условиям работы. Существует еще риск технических сбоев и потери данных (хотя он минимален);
Каждый работник вправе сам решить, переходить ли на ЭТК, взвесив все «за» и «против».
Электронная трудовая книжка — это современный инструмент кадрового учёта, который упрощает работу работодателей и даёт сотрудникам больше возможностей для контроля своей трудовой истории. Переход на ЭТК — логичный шаг в рамках цифровизации кадровых процессов, который уже стал реальностью для миллионов россиян.
Связанные записи
